Einmal eingeführte Records Management-Verfahren und -Instrumente werden nicht für alle Zeit Geltung haben. Ganz im Gegenteil – je nach den neuen Tätigkeiten der Verwaltungseinheit oder aufgrund neuer Gesetzesanforderungen werden sie periodisch revidiert.

Zudem sollte regelmässig beurteilt werden, wie es um die Anwendung des Records Management-Systems steht. Nur so kann es effizient bleiben. Bei Bedarf werden entweder die Instrumente angepasst oder die Mitarbeitenden der Verwaltungseinheit entsprechend geschult.