0.1. Concept de gestion continue

Le présent Guide de gestion des documents englobe tout le cycle de vie des documents créés, reçus et utilisés dans le traitement des affaires de l'Etat du Valais. En intervenant avant même leur création, lors de la conception des systèmes destinés à les gérer, les Archives de l'Etat du Valais contribuent à garantir l'intégrité, la fiabilité, l'authenticité et l'exploitabilité des documents jusqu'à leur versement aux Archives ou à leur élimination contrôlée.

Fig. 1 Cycle de vie des documents

Cette démarche proactive se manifeste dans le soutien et les conseils offerts par les archivistes aux unités administratives dans la conception et la mise en œuvre de leurs systèmes de gestion des documents.

0.2. Gestion ordonnée des documents

Une gestion ordonnée des documents et des données à valeur probante – que l’on appelle en anglais records management – est la pierre angulaire d’une gestion transparente des affaires et d’une protection adéquate des données personnelles et sensibles en possession de l’Etat du Valais. Inscrite comme exigence dans la Loi sur l’information du public, la protection des données et l’archivage du 9 octobre 2008, elle permet à la fois d’améliorer la qualité du travail fourni par l’Etat du Valais et de garantir la sécurité du droit.

Elle suppose :

• l'organisation des documents au sein d'un système de classement ;
• le contrôle des accès aux dossiers ;
• la gestion des durées de conservation assignées aux dossiers.

Système de classement

Chaque collaborateur de l’Etat du Valais est responsable de constituer des dossiers pour les affaires qu’il traite et d’y classer les documents qu’il crée ou qu’il reçoit. Une fois intégrés aux dossiers, ces documents ont une valeur de preuve : ils permettent de reconstituer l’activité au cours de laquelle ils ont été produits. Une organisation claire des dossiers au sein d’un plan de classement permet en outre de retrouver aisément les documents. La qualité du travail et la vitesse d’exécution s’en trouvent améliorées.

Contrôle des accès et sécurité

Ressource unique d’information, les dossiers doivent être traités avec soin et leur sécurité assurée. Ils doivent être protégés contre des altérations matérielles qui peuvent mettre en danger leur intégrité et aussi contre tout accès abusif.

Durées de conservation

Afin de maîtriser les masses de documents toujours plus importantes qui sont produites dans le cadre des activités administratives, chaque dossier doit être évalué pour déterminer la durée pendant laquelle il doit être conservé. En effet, seul un faible pourcentage des documents administratifs sera conservé sur le long terme. A tous les autres dossiers, il convient d’assigner une durée de conservation au terme de laquelle ils seront éliminés après autorisation des Archives de l’Etat du Valais. Les informations sur les durées de conservation et le sort final réservé aux dossiers sont consignées dans un référentiel de classement et de gestion que doit établir chaque unité administrative en concertation avec les Archives de l’Etat du Valais.

0.3. Gestion des documents et des archives dans le monde électronique

Les principes d’une gestion ordonnée s’appliquent à tous les documents et toutes les données, quels qu’en soient le type et le support. Tout comme les documents papier, les documents produits ou reçus en format électronique doivent être gérés de manière à garantir leur intégrité, leur fiabilité, leur authenticité et leur exploitabilité, durant tout leur cycle de vie.

Cette gestion pose des défis particuliers dans le monde électronique. L’obsolescence très rapide des supports, notamment, ou la difficulté à assurer l’authenticité et l’intégrité des documents électroniques figurent au nombre de ceux-ci, tout comme la définition des caractéristiques que doivent présenter les systèmes de gestion des documents électroniques pour permettre l’ancrage de ces derniers dans le contexte de leur création et de leur utilisation.

Afin d’y répondre, l’Administration cantonale conduit depuis un certain nombre d’années le projet ECM Services dont l’objectif est d’introduire un outil de gestion des documents sous forme électronique répondant aux normes actuelles, le système ECM (Enterprise Content Mangement). La procédure spécifique liée à la mise en oeuvre du système ECM au sein d’une unité administrative (présentée dans le chapitre 7) constitue un condensé spécifique au projet ECM Services de la méthodologie générale proposée dans ce Guide.

0.4. Archivage

Certains dossiers constitués par les collaborateurs de l’Etat du Valais possèdent une valeur qui les destine à une conservation à long terme. Une fois terminée leur phase active, pendant laquelle ils sont fréquemment utilisés, ces dossiers doivent être archivés. La fin de cette étape est marquée par un versement : les documents et la responsabilité de leur conservation reviennent alors aux Archives de l’Etat du Valais.

L'archivage implique:

• de conditionner les documents en utilisant du matériel spécifique pour assurer une bonne conservation à travers le temps ;
• de décrire les dossiers dans des inventaires ;
• de mettre à disposition les inventaires des dossiers archivés ;
• d'assurer la conservation des dossiers archivés ;
• de permettre la consultation des dossiers archivés, selon les bases légales en vigueur.

Le principe de l’archivage reste tout aussi valable dans le monde électronique, même s’il est alors nécessaire de faire appel à des technologies et procédures spécifiques afin de récupérer, conserver et mettre à disposition les documents et données.