Au sein d'une administration communale ou bourgeoisiale¹, la gestion des documents et des archives n'est pas toujours au centre des préoccupations. Pourtant, toutes les activités d'une commune, toutes les prestations fournies par celle-ci, ainsi que les décisions prises par ses différents organes produisent une quantité de documents de tous types. Le risque est grand de ne plus maîtriser cette production documentaire et de se sentir ainsi submergé.

Une gestion ordonnée des documents participe à l'efficacité d'une administration communale et permet d'offrir au citoyen les prestations qu'il est en droit d'attendre.

1. Dans ce manuel, le terme "commune" est utilisé à la fois pour la commune municipale et la bourgeoisie. De même, le terme "archives municipales" s'applique aux deux autorités.