Généralités : Exigences formelles concernant les réquisitions d'inscription et les pièces justificatives à produire

Réquisition d'inscription

Principe
Une inscription au registre du commerce a lieu en principe sur la base d'une réquisition d'inscription qui doit être accompagnée des pièces justificatives prescrites par la loi. Les personnes tenues de déposer une réquisition répondent de la communication des faits devant être enregistrés auprès de l'office du registre du commerce. Celui qui aura tu un fait devant être inscrit ou déterminé l'office à procéder à l'inscription d'un fait contraire à la vérité sera puni (art. 153 CPS).

Réquisition d'inscription (demande d'inscription)
La réquisition d'inscription est une déclaration écrite ou électronique (conformément à l'art. 16,al. 3 ORC) adressée à l'office du registre du commerce par laquelle les requérants demandent qu'un fait déterminé (fondation, modification de statuts, modification personnelle telle que la radiation d'une personne, fusion, etc.) soit inscrit au registre du commerce. Nous proposons sur notre site Internet des formulaires permettant de requérir une inscription. L'utilisation de ces formulaires n'est toutefois pas obligatoire et les requérants peuvent également établir des formulaires eux-mêmes. Il convient à cet égard de préciser le type d'inscription souhaitée et les pièces justificatives sur lesquelles elle se fonde.
Vers tous les formulaires

Langue
La réquisition doit être rédigée dans une langue officielle du canton dans lequel l'inscription aura lieu.

Signature (art. 17 ORC)

À moins que la législation n’en dispose autrement, l’inscription est requise par une ou plusieurs personnes autorisées à représenter l’entité juridique conformément à leur droit de signature ou par un tiers en possession d’une procuration (signée par un ou plusieurs membres de l’organe supérieur de direction ou d’administration de l’entité juridique concernée conformément à leur droit de signature, et jointe à la réquisition).

Les personnes suivantes doivent signer personnellement la réquisition d'inscription (pas de signature par un représentant):

Réquisition par un tiers en possession d'une procuration
Le tiers doit être en possession d’une procuration spéciale, signée par un ou plusieurs membres de l’organe supérieur de direction ou d’administration de l’entité juridique concernée conformément à leur droit de signature. Une copie de cette procuration doit être jointe à la réquisition. La légalisation de la signature du tiers n'est pas nécessaire.

Réquisition par la personne intéressée selon l'article 17 alinéa 2 ORC et l'article 933 alinéa 2 CO
Si les personnes inscrites au registre du commerce ont quitté leur fonction, la personne morale concernée requiert sans retard leur radiation. Dans un tel cas, la personne peut également requérir elle-même cette radiation, en produisant les pièces justificatives nécessaires (art. 15, al. 2 ORC). Les changements de noms, de lieu d'origine (nationalité) ou de domicile d'une personne inscrite au registre du commerce peuvent être requis par la personne intéressée elle-même, qui doit produire les pièces justificatives nécessaires (art. 15, al. 2 ORC).

La radiation d'une adresse de tiers (adresse c/o) peut être requise par le domiciliataire lui-même.

Signature d'une personne autorisée à signer

Il s'agit de la signature apposée pour la raison de commerce concernée dans le cadre de ses relations commerciales. La signature (personnelle) est ajoutée à la raison de commerce (la société concernée reconnaît ainsi son engagement).

Les fondés de procuration doivent faire précéder leur signature de l'indication de la procuration (p. ex. pp ou ppa).

Actes authentiques

Les actes authentiques valaisans doivent être produits sous forme d'expéditions. Les actes authentiques d'autres cantons doivent être produits dans leur forme originale ou sous forme de copies attestées conformes officiellement.

Statuts

• Les statuts d'une société anonyme, d'une société en commandite par actions, d'une société à responsabilité limitée (Sàrl), d'une société d'investissement à capital variable (SICAV) ou d'une société d'investissement à capital fixe (S ICAF) doivent être attestés conformes par l'officier public.

• Les statuts d'une société coopérative ou d'une association doivent être signés par un membre de l'administration ou de la direction; ils doivent être produits dans leur forme originale ou sous forme de copie attestée conforme par un notaire.

Procès-verbaux

Dans la mesure où la loi ne prescrit pas la forme authentique, les décisions ou les élections des organes d'une personne morale doivent être attestées par un procès-verbal, qui peut être produit sous différentes formes:

• procès-verbal intégral (comprenant l'ensemble des points à l'ordre du jour), signé de la main de son auteur ainsi que de celle du président de l'organe qui a pris la décision;
• extrait du procès-verbal (comprenant une invitation valable, l'ordre du jour, la liste de présence des membres, le quorum), signé de la main de son auteur ainsi que de celle du président de l'organe qui a pris la décision;
• décisions prises par voie de circulation, qui doivent être signées par toutes les personnes qui sont membres de cet organe;
• il est possible de renoncer au procès-verbal de l'organe supérieur de direction ou d'administration lorsque tous les membres de cet organe ont signé la réquisition (cf. art. 23, al. 30RC).

Déclarations d'acceptation d'une nomination

L'acceptation d'une nomination au sein d'un organe d'une personne morale peut être prouvée par

• la présentation d'une déclaration écrite d'acceptation de la nomination;
• l'inscription expresse de l'acceptation de la nomination au procès-verbal de l'assemblée ayant procédé à celle-ci (dans le cas où l'intéressé était présent) ou par

• la cosignature de la réquisition d'inscription au registre du commerce.

Démission -  Destitution - Non-réélection au sein d'un organe d'une personne morale

Le départ d'une personne d'un organe d'une personne morale peut être prouvé par

• la présentation d'une déclaration écrite de démission adressée à la société ou
• la cosignature de la réquisition d'inscription.

S'il ressort clairement d'un procès-verbal de l'assemblée générale ou de l'administration que la personne concernée a fait part de sa démission à la société, il n'est pas nécessaire de produire une déclaration séparée.

La destitution ou la non-réélection doit être prouvée au moyen du procès-verbal de l'assemblée générale.

Réquisition par la personne intéressée: cf. supra.

Radiation de personnes extérieures à l'administration

A l'exception de la signature formellement correcte de la réquisition d'inscription au registre du commerce de l'organe supérieur de direction ou d'administration, aucune autre pièce justificative ne doit être produite en cas de radiation de la signature d'autres personnes (membres de l'organe de gestion, directeurs, fondés de procuration) qui n'appartiennent pas à l'administration d'une personne morale et qui ne sont pas les associées d'une société de personnes ou d'une société à responsabilité limitée.

Légalisations

1. Les signatures des personnes qui requièrent l'inscription doivent être légalisées. Pour les réquisitions d'inscriptions subséquentes, le préposé exigera seulement la légalisation des signatures qui n'ont pas déjà été produites pour la même société ou lorsqu'il a des doutes fondés quant à leur authenticité (art. 18, al. 2, 3e phrase ORC).

   Pour qu'une signature soit légalisée, il convient de mentionner le nom de famille et les prénoms dans le bon ordre (ainsi que, si la publication est souhaitée, le prénom usuel, le diminutif ou le nom d'artiste), les titres universitaires éventuels (docteur ou professeur, pièce justificative à l'appui), la date de naissance, le sexe, la commune politique du lieu d'origine, l'adresse, la commune politique du domicile, le numéro du passeport ou de la carte d'identité(ou du document d'identité étranger, avec l'indication du pays d'émission). Une pièce d'identité telle qu'un passeport ou une carte d'identité doit être présentée.

   L'office du registre du commerce peut dans tous les cas exiger la copie d'un document d'identité officiel à des fins d'identification d'une personne dont la signature est déjà légalisée.

2. Les photocopies, les extraits et les copies de pièces justificatives doivent également être attestées conformes.

3. Le notaire, un autre officier public, le président de commune du domicile du signataire (en Valais) ou l'office du registre du commerce compétent procède à la légalisation.

   Les légalisations auxquelles il est procédé à l'étranger doivent faire l'objet d'une surlégalisation réalisée par la représentation diplomatique ou consulaire suisse compétente ou être munies d'une apostille prévue par la Convention de la Haye (selon la Convention supprimant l'exigence de la légalisation des actes publics étrangers, RS0.172.030.4). Les réglementations spéciales faisant l'objet d'accords entre la Suisse et d'autres Etats sont réservées. Ainsi, les légalisations réalisées par les tribunaux allemands (RS 0.172.031.36) et autrichiens (RS 0.172.031.63) n'ont pas besoin d'une surlégalisation. En Allemagne et en Autriche, les registres du commerce étant tenus par les tribunaux de première instance, les extraits provenant des registres de ces pays n'ont pas besoin d'être surlégalisés.

Traductions

Les traductions des pièces justificatives ne sont reconnues que si elles émanent de traducteurs qualifiés (p. ex. traducteurs et interprètes diplômés, traducteurs officiels, traducteurs admis auprès des tribunaux suisses, détenteurs de diplômes universitaires ayant suivi une formation dans la langue concernée, détenteurs d'un diplôme d'une institution dispensant des formations linguistiques reconnues par le droit public). Le traducteur ou la traductrice doit indiquer ses qualifications (en mentionnant son nom de famille, son prénom, sa profession, son lieu d'origine et de domicile) et confirmer que la traduction est conforme au texte en langue étrangère; il doit faire légaliser sa signature et la faire surlégaliser si nécessaire.