0.1. Managementkonzept

Das vorliegende Handbuch „Records Management“ behandelt den gesamten Lebenszyklus der Dokumente, die in der Bearbeitung der Geschäfte des Staates Wallis geschaffen, erhalten und verwendet werden. Da das Staatsarchiv Wallis Records Management-Systeme entwickelt, spielt es bereits vor der Erstellung der Dokumente eine Rolle. Seine Aufgabe ist es, die Integrität, Zuverlässigkeit, Authentizität und Benutzbarkeit der Dokumente bis zum Zeitpunkt ihrer Ablieferung beim Staatsarchiv oder ihrer kontrollierten Aussonderung sicherzustellen.

Abb. 1 Lebenszyklus der Dokumente

Bei dieser proaktiven Vorgehensweise unterstützen und beraten die Archivare die Verwaltungseinheiten. Zudem konzipieren sie Records Management-Systeme und setzen diese um.

0.2. Records Management

Ein geordnetes Management von Dokumenten und Daten mit Beweiswert – was man im Englischen als Records Management bezeichnet – ist der Eckstein einer transparenten Geschäftsführung und eines angepassten Schutzes von Personendaten und besonders schützenswerten Daten im Besitz des Staates Wallis. Durch Records Management, das mit dem Inkrafttreten des neuen Gesetzes über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und die Archivierung vom 9. Oktober 2008 vorgeschrieben ist, kann die Qualität der vom Staat Wallis geleisteten Arbeit verbessert und gleichzeitig die Rechtssicherheit gewährleistet werden.

Es setzt Folgendes voraus :

• die Organisation der Dokumente innerhalb eines Ordnungssystems;
• die Kontrolle des Zugangs zu den Dossiers;
• die Berücksichtigung der jeweiligen Aufbewahrungsdauer der Dossiers.

Ordnungssystem

Jeder Mitarbeiter des Staates Wallis ist gehalten, für die von ihm behandelten Geschäfte Dossiers anzulegen und darin die von ihm erstellten oder erhaltenen Dokumente einzuordnen. Durch ihre Einfügung in ein Dossier erhalten diese Dokumente einen Beweiswert: Über sie kann die Tätigkeit, während der sie erstellt worden sind, klar rekonstruiert werden. Durch eine strukturierte Organisation der Dossiers innerhalb eines Registraturplans können die Dokumente zudem leichter wiedergefunden werden. Dadurch werden die Qualität und die Effizienz der Arbeit gesteigert.

Zugangskontrolle und Sicherheit

Als einzige Informationsquelle müssen die Dossiers sorgfältig behandelt werden. Ihre Sicherheit ist zu gewährleisten. Sie müssen vor materiellen Einflüssen, die sie beschädigen oder zerstören könnten, sowie vor missbräuchlichem Zugang geschützt werden.

Aufbewahrungsdauer

Im Rahmen der administrativen Tätigkeit wird eine immer grösser werdende Masse an Dokumenten produziert. Jedes Dossier muss einzeln beurteilt werden, um seine Aufbewahrungsdauer zu bestimmen. Es wird nämlich nur ein kleiner Prozentsatz der Verwaltungsunterlagen dauerhaft aufbewahrt. Allen anderen Dossiers sollte eine Aufbewahrungsdauer zugewiesen werden, nach deren Ablauf sie mit der Bewilligung des Staatsarchivs Wallis ausgesondert werden. Die Informationen über Aufbewahrungsdauer und Endbestimmung der Dossiers werden in ein Klassifikations- und Verwaltungsschema eingetragen, das jede Verwaltungseinheit in Absprache mit dem Staatsarchiv Wallis einzurichten hat.

0.3. Elektronisches Records Management

Die Grundsätze des Records Managements gelten für alle Dokumente und Daten, unabhängig ihrer Art und ihres Trägers. Gleich wie die Papierdokumente müssen auch die elektronisch erstellten oder erhaltenen Dokumente so verwaltet werden, dass ihre Integrität, Zuverlässigkeit, Authentizität und Benutzbarkeit während ihres gesamten Lebenszyklus gewährleistet bleiben.

Im elektronischen Bereich ist dieses Management eine besondere Herausforderung. Man denke nur an die rasche Veraltung der Träger, an die Schwierigkeit, die Authentizität und Integrität der elektronischen Dokumente zu gewährleisten, oder an die Definition der Eigenschaften, welche die Systeme für das elektronische Records Management aufweisen müssen, um die Dokumente im Kontext ihrer Erstellung und Nutzung verankern zu können.

Um dieser Anforderung gerecht zu werden, wird seitens der kantonalen Verwaltung seit einigen Jahren das Projekt ECM Services umgesetzt, dessen Ziel es ist, ein den heutigen Standards entsprechendes elektronisches Dokumentenmanagement-Tool, das System ECM (Enterprise Content Management), einzuführen. Das spezifische Verfahren zur Anwendung des Systems ECM in einer Verwaltungseinheit (vorgestellt in Kapitel 7) ist eine Zusammenfassung der in diesem Leitfaden vorgeschlagenen allgemeinen Methodik, die speziell auf das Projekt ECM Services zugeschnitten ist.

0.4. Archivierung

Ein Teil der von den Mitarbeitern des Staates Wallis erstellten Dossiers besitzt einen Wert, der eine dauerhafte Aufbewahrung rechtfertigt. Nach der aktiven Phase der Dossiers, während der sie häufig genutzt werden, gilt es diese zu archivieren. Das Ende dieser Etappe bildet eine Ablieferung: Von diesem Zeitpunkt an fallen die Dokumente sowie die Zuständigkeit für ihre Aufbewahrung dem Staatsarchiv Wallis zu.

Die Archivierung umfasst :

• Aufbereitung der Dokumente durch Verwendung besonderer Materialien, damit eine
  gute, dauerhafte Aufbewahrung gewährleistet wird;
• Beschreibung der Dossiers in Inventaren;
• Bereitstellen der Inventare der archivierten Dossiers;
• Aufbewahrung der archivierten Dossiers;
• Möglichkeit der Einsichtnahme in die archivierten Dossiers gemäss den geltenden
  Gesetzesgrundlagen.

Das Prinzip der Archivierung gilt auch in der elektronischen Umgebung, wenngleich spezifische Technologien und Verfahren erforderlich sind, um Dokumente und Daten abzurufen, zu speichern und verfügbar zu machen.