Dans la réquisition d’inscription, la fondation à inscrire doit être clairement identifiée par son nom, son siège (commune politique) et son domicile (rue et numéro de l'immeuble, NPA et localité). Pour les détails, il y a lieu de se référer aux pièces justificatives annexées et énumérées dans la réquisition d'inscription. La réquisition d'inscription doit être signée par deux membres du conseil de fondation ou par un membre du conseil de fondation autorisé à représenter la personne morale par sa signature individuelle (art. 17, al.1, lit. c ORC). De plus, les signatures de toutes les autres personnes autorisées à signer (membres du conseil de fondation, fondés de procuration, etc.) doivent y être apposées ou être produites sur une feuille de signatures séparée (art. 21, al. 1 ORC). Toutes les signatures doivent être officiellement légalisées (art. 18, al. 2 et 21, al. 1 et 3 ORC).

Il convient de produire l’acte de fondation ou la disposition pour cause de mort en original ou sous forme de copie attestée conforme. Il est également possible de ne présenter qu’un extrait attesté conforme de la disposition pour cause de mort (art. 94, al. 1, lit. a ORC).

Les membres du conseil de fondation sont généralement énumérés dans l’acte authentique. Le procès-verbal relatif aux fonctions et aux droits de signature peut être produit dans sa version intégrale portant la signature originale du président et de la personne l’ayant rédigé, mais aussi sous forme d’un extrait signé par ces mêmes personnes, de copie attestée conforme (art. 20, al. 1 ORC) ou encore, à condition qu’elle porte la signature originale de l’ensemble des membres du conseil de fondation, sous forme d’une décision prise par voie de circulation (de même que sous forme de réquisition d’inscription; art. 23, al. 2 et 3 ORC).

Le procès-verbal peut être produit dans sa version intégrale portant la signature originale du président et de la personne l’ayant rédigé, mais aussi sous forme d’un extrait signé par ces mêmes personnes, de copie attestée conforme (art. 20, al. 1 ORC) ou encore, à condition qu’elle porte la signature originale de l’ensemble des membres du conseil de fondation, sous forme d’une décision prise par voie de circulation (de même que sous forme de réquisition d’inscription; art. 23, al. 2 et 3 ORC).

A la demande du conseil de fondation, l’autorité de surveillance de la fondation peut dispenser la fondation de l’obligation de désigner un organe de révision (art. 1 de l’ordonnance concernant l’organe de révision des fondations):

a)         lorsque le total du bilan de la fondation au cours de deux exercices successifs est inférieur à 200 000 francs;

b)         que la fondation n’effectue pas de collectes publiques; et que

c)         la révision n’est pas nécessaire pour révéler exactement l’état du patrimoine et les résultats de la fondation.

La dispense octroyée par l’autorité de surveillance doit être remise à l’Office du registre du commerce (art. 94, al. 1, lit. c ORC).

Il convient de produire une déclaration d’acceptation de la nomination dans le cas où cette acceptation n’apparaît pas dans une autre pièce justificative (art. 94, al. 1, lit. d et al. 2 ORC).

Il s’agit d’indiquer à l’Office du registre du commerce si la fondation dispose d’un domicile à l’adresse devant être inscrite (art. 117, al. 2 en relation avec l’art. 2, lit. c ORC). Par domicile, il faut entendre, conformément à l’article 2, lettre c ORC, une adresse où la fondation peut être jointe à son siège, par exemple un local dont la fondation peut effectivement disposer en vertu d’un titre juridique (p. ex. titre de propriété, bail, contrat de sous-location, etc.) qui constitue le centre de son activité administrative et où des communications de toute nature peuvent lui être adressées (cf. ATF 100 Ib 455 c. 4, JdT 1976 I 183, c. 4). Si ces conditions ne sont pas remplies, l’inscription indique chez qui la fondation est domiciliée (adresse c/o). En pareil cas, une déclaration écrite du domiciliataire en vertu de laquelle il octroie un domicile à la fondation à l’adresse indiquée est jointe à la réquisition (art. 117, al. 3 ORC).

Il convient en principe de produire une traduction légalisée des pièces justificatives rédigées dans d’autres langues que le français ou l’allemand (art. 20, al. 3 ORC). Les traductions ne sont reconnues que si elles émanent de traducteurs qualifiés (p. ex. traducteurs ou interprètes diplômés) (pour les détails, consulter la notice «Exigences formelles concernant les réquisitions d’inscription et les pièces justificatives à produire».)

Il est recommandé de prendre contact assez tôt avec l’autorité de surveillance des fondations compétente et de lui soumettre, pour examen préalable, les projets de l’acte de fondation.

La décision de l’autorité de surveillance concernant l’acceptation de la surveillance de la fondation est demandée d’office par l’Office du registre du commence après l’inscription de la fondation (art. 96 ORC).