Dans la réquisition d’inscription, l’association à inscrire doit être clairement identifiée par son nom, son siège (commune politique) et son domicile (rue et numéro de l'immeuble, NPA et localité). Pour les détails, il y a lieu de se référer aux pièces justificatives annexées et énumérées dans la réquisition d'inscription. lien : formulaire inscription association

La réquisition d'inscription doit être signée par deux membres de la direction ou par un membre de la direction autorisé à représenter la personne morale par sa signature individuelle (art. 17, al.1, lit. c ORC). De plus, les signatures de toutes les autres personnes autorisées à signer (membres de la direction, secrétaires de l’association, fondés de procuration, etc.) doivent y être apposées ou être produites sur une feuille de signatures séparée (art. 21, al. 1 ORC). Toutes les signatures doivent être officiellement légalisées (art. 18, al. 2 et 21, al. 1 et 3 ORC).

Exigences formelles concernant les réquisitions d'inscription et les pièces justificatives à produire

Le procès-verbal peut être produit dans sa version intégrale portant la signature originale du président et de la personne l’ayant rédigé, mais aussi sous forme d’un extrait signé par ces mêmes personnes ou de copie attestée conforme (art. 20, al. 1 et 23, al. 2 ORC). Le procès-verbal doit contenir l’adoption des statuts, la nomination des membres de la direction et, si l’association est soumise à la révision, la nomination de l’organe de révision (art. 90, al. 1, lit. a ORC).

Les statuts doivent être munis de la date de leur approbation et porter la signature originale d’un membre de la direction (art. 61, al. 3 CCS; art. 22, al. 4, 90, al. 1, lit. b ORC).

Les déclarations en question doivent porter la signature originale des intéressés. La signature d’une réquisition d’inscription suffisamment spécifique par les personnes nommées est suffisante. Aucune déclaration n’est nécessaire lorsque l’acceptation de la nomination apparaît dans le procès-verbal de l’assemblée constitutive (art. 90, al. 2 ORC).

Le procès-verbal peut être produit dans sa version intégrale portant la signature originale du président et de la personne l’ayant rédigé, mais aussi sous forme d’un extrait signé par ces mêmes personnes ou de copie attestée conforme (art. 20, al. 1 et 23, al. 2 ORC). Si la direction est compétente pour se prononcer sur ces points, elle peut le faire par une décision prise par voie de circulation (de même que sous forme d’une réquisition d'inscription) portant la signature originale de tous ses membres (art. 23, al. 2 et 3 ORC). Si les statuts règlent de manière exhaustive le droit de signature en le subordonnant à certaines charges, il suffit de produire un procès-verbal sur la répartition des charges.

Il s’agit d’indiquer à l’Office du registre du commerce si l’association dispose d’un domicile à l’adresse devant être inscrite (art. 117, al. 2 en relation avec l’art. 2, lit. c ORC). Par domicile, il faut entendre, conformément à l’article 2, lettre c ORC, une adresse où l’association peut être jointe à son siège, par exemple un local dont l’association peut effectivement disposer en vertu d’un titre juridique (p. ex. titre de propriété, bail, contrat de sous-location, etc.) qui constitue le centre de son activité administrative et où des communications de toute nature peuvent lui être adressées (cf. ATF 100 Ib 455 c. 4, JdT 1976 I 183, c. 4). Si ces conditions ne sont pas remplies, l’inscription indique chez qui l’association est domiciliée (adresse c/o). En pareil cas, une déclaration écrite du domiciliataire en vertu de laquelle il octroie un domicile à l’association à l’adresse indiquée est jointe à la réquisition (art. 90, al. 1, lit. e en relation avec l’art. 117, al. 3 ORC).

L’état des membres doit mentionner tous les membres de la direction avec l’indication de leur lieu d’origine (ou de leur nationalité) et de leur domicile. Il doit porter la signature originale d’un membre de la direction.

Lorsque les statuts prévoient que les membres sont personnellement responsables des engagements de l'association ou peuvent être tenus à des versements supplémentaires, il y a lieu de dresser une liste des membres qui mentionne leur nom de famille, leur prénom, leur année de naissance, leur lieu d'origine (ou leur nationalité) et leur domicile. La liste doit être signée par un membre de la direction (art. 90, al. 1, lit. f en relation avec l’art. 88, al. 1 ORC).

Il convient en principe de produire une traduction légalisée des pièces justificatives rédigées dans d’autres langues que le français ou l’allemand (art. 20, al. 3 ORC). Les traductions ne sont reconnues que si elles émanent de traducteurs qualifiés (p. ex. traducteurs ou interprètes diplômés) (pour les détails, consulter la notice «Exigences formelles concernant les réquisitions d’inscription et les pièces justificatives à produire»).

Une entité juridique ne peut pas être inscrite au registre du commerce en tant qu’association lorsqu’elle poursuit un but économique tout en exploitant une entreprise en la forme commerciale (art. 91 ORC).