Procédure
Information et protection des données
La demande d'accès à un document officiel n'est soumise à aucune prescription concernant sa forme. Elle peut par conséquent se faire soit par oral, soit par écrit et n'a pas besoin d'être motivée. Le document officiel recherché doit contenir des indications suffisantes pour pouvoir être identifié. Au besoin, l'Autorité peut exiger que la demande soit formulée par écrit (Art. 48 LIPDA). L'information se fait de manière écrite notamment quand:
- il y a une demande d'information particulière, le traitement implique des efforts particuliers ;
- un tiers doit être entendu;
- la pesée d'intérêts concernant la décision d'informer ou de ne pas informer exige des clarifications approfondies ;
- il y a demande de correction ou de destruction de données concernant le demandeur.
Le formulaire de demande d'accès à l'information est à votre disposition. Vous avez également la possibilité d'effectuer la demande par écrit en envoyant une lettre décrivant l'information que vous souhaitez obtenir de manière la plus précise possible. Les lettres ou formulaires sont à envoyer à l'Autorité qui détient l'information que vous souhaitez consulter (service de l'Etat concerné, commune, bourgeoisie). L'autorité saisie par erreur transmet sans délai la demande à l'autorité compétente.
Concernant la forme sous laquelle l'information est transmise par l'Autorité, la LIPDA prévoit trois possibilités d'accès :
a) consultation sur place ;
b) confection de copies ;
c) envoi de copies dans la mesure du possible et lorsque la taille du document le permet.
Exception information orale : l'autorité peut également informer de manière orale, lorsque le demandeur se satisfait d'une telle réponse ou lorsqu'il s'agit d'un document officiel qui serait p. ex. également accessible par consultation sur place.
Archivage
Les documents officiels de l'Etat du Valais sont accessibles aux Archives de l'Etat du Valais après leur versement par les autorités cantonales.
Les documents officiels des communes municipales et bourgeoisiales sont consultables soit aux Archives de l'Etat du Valais, soit directement auprès des Archives des communes municipales et bourgeoisiales.
Accès aux archives
Certains dossiers constitués par les collaborateurs des administrations cantonale, communales et bourgeoisiales possèdent une valeur qui les destine à une conservation définitive. Une fois leur phase active terminée, pendant laquelle ils sont fréquemment utilisés, ces dossiers sont archivés. Ces archives sont accessibles librement et gratuitement, en fonction des délais de protection légaux prévus par la LIPDA (art.43).
Les archives du Grand Conseil, de l’Administration cantonale et de la Justice sont consultables auprès des Archives de l’Etat du Valais, à Sion.
Les archives des administrations communales et bourgeoisiales sont consultables auprès de ces dernières. Une partie des communes et bourgeoisies valaisannes ont toutefois déposé leurs archives anciennes (jusqu’en 1970 environ) aux Archives de l’Etat du Valais, où il est possible de les consulter.
Les inventaires des documents conservés aux Archives de l’Etat du Valais sont accessibles directement en ligne. Pour certains fonds non encore décrits, il est possible de s’adresser directement aux archivistes.
En relation :Contact
Archives de l’Etat du Valais
Rue de Lausanne 45
1950 Sion
027 606 46 00
Prix et délais
Prix
L’accès à un document officiel est gratuit. La procédure de médiation est également gratuite. (Art. 55 LIPDA)
Un émolument peut être perçu :
- lorsque des copies sont émises (1fr/page) (Art. 22 RèLIPDA);
- lorsque l’accès à un document nécessite un travail important (traitement d’une demande d’accès de plus d’une demi-heure). Une participation équitable peut-être demandée, correspondant à un tarif horaire de 60 francs (Art. 23 RèLIPDA);
- en cas de renouvellement abusif d’une demande, c’est-à-dire si la demande porte sur un document officiel ayant déjà été communiqué au demandeur dans les douze mois précédant la demande, alors que la teneur de ce document n’a pas été modifiée dans l’intervalle. Dans ce cas, une participation de 20 francs minimum par prestation peut être requise. Lorsque le traitement de la demande requiert plus d’un quart d’heure de travail, le tarif horaire de 60 francs s’applique en sus (Art. 24 RèLIPDA).
Délai
La demande doit être traitée avec diligence et rapidité, au plus tard dix jours à compter de la date de réception de la demande. Il est prévu que ce délai puisse être exceptionnellement prolongé de dix jours lorsque la demande d’accès porte sur un grand nombre de documents, ou sur des documents complexes ou difficiles à se procurer.