Chapitre 6 : Evaluer, classer et conditionner les archives
Lorsque des dossiers sont destinés à l'archivage, deux cas de figure peuvent se présenter :
- Soit un système de gestion des documents et des archives existe, et alors les archives sont (pré-)classées en suivant le plan de classement ; de même, l'évaluation et le tri ont déjà eu lieu, c'est-à-dire que seuls les dossiers destinés à la conservation définitive sont archivés.
- Soit ce travail de préparation n'a pas été fait (ou pas totalement) et cette tâche incombe alors à la personne responsable de gérer les archives ; dans cette catégorie, on considère aussi les « arriérés d'archives », c'est-à-dire les ensembles de documents conservés au fil des années dans les communes sans avoir subi de traitement particulier (évaluation/élimination, classement, conditionnement, inventaire).