Procédure

Demande d'accès à des documents officiels

Afin d'accéder à des documents officiels, la procédure est régie par la loi sur l'information, la protection des données et l'archivage (LIPDA). 

Selon la LIPDA, toute personne a le droit d’avoir accès aux documents officiels détenus par les organes publics. La loi règle en détail quels documents sont exclus de ce droit et comment il faut procéder pour obtenir l’accès. vous trouverez ci-dessous un modèle de courrier que vous pouvez librement utiliser pour formuler une demande d'accès à un document officiel auprès d'une autorité. L’utilisation de ce document est cependant facultative. 

La demande d’accès à un document officiel doit être formulée de telle manière que l’organe public puisse identifier le document auquel vous souhaitez avoir accès. Il est donc important que le requérant donne le plus de renseignements possibles concernant ce document (date d’établissement, titre, numéro de référence, période à laquelle il a été établi, contexte particulier dans lequel il a été établi, domaine dont il traite, autorité qui l’a établi ou qui l’a reçu, autres autorités concernées, etc.). L’organe public prend position sur la demande d’accès dans un délai de 10 jours ouvrables, qui peut être prolongé selon les circonstances. En cas de prolongation du délai, l'autorité doit en informer la personne requérante.  

Procédure pour l'autorité publique

La consultation des tiers se déroule en deux étapes :

1. Lorsque l’accès risque de porter atteinte à un intérêt privé prépondérant de tiers, l’autorité publique qui a reçu la demande d’accès à un document officiel doit suspendre cet accès et consulter les tiers afin que ceux-ci puissent se déterminer et le cas échéant s’opposer à l’accès aux documents. Ils peuvent faire part de leur éventuelle opposition à la communication du document dans un délai de dix jours dès la consultation. Dans l'éventualité d'une opposition, le tiers doit motiver celle-ci, en soulevant par exemple un des motifs, non exhaustifs, formulés à l'article 15 alinéa 3 LIPDA. 

2. Une fois que les tiers ont pu donner leurs points de vue, l’organe public prend position afin d'indiquer aux parties l’étendue de l’accès qu’il entend accorder. Celle-ci est adressée à la personne qui a demandé l’accès et aux tiers consultés. En cas de divergence entre les parties, l'autorité, le demandeur ou le tiers concerné peut demander au Préposé une médiation. Dans cette éventualité, il lui adresse une requête écrite sommairement motivée avec pièces à l'appui. 

Notre autorité met à disposition un modèle de courrier de consultation des tiers. Ce document doit être adapté au cas d'espèce. Les champs en gris sont à compléter, l’identité de la personne qui a demandé l’accès et des tiers ne peut être divulguée qu’avec leur consentement exprès.