Um ein Records Management-System vorschlagen zu können, das den Bedürfnissen der Verwaltungseinheit entspricht, muss zunächst die aktuelle Situation analysiert werden. Dabei werden die Tätigkeiten einer Verwaltungseinheit und die diesbezüglichen geschäftsrelevanten Dokumente und Daten mit Beweiswert unter die Lupe genommen. Zudem werden alle Dossiers – in Papierformat oder elektronisch – der Verwaltungseinheit erfasst.

2.1. Beschrieb der Tätigkeiten der Verwaltungseinheit und der diesbezüglichen Dokumente

Zunächst geht es darum, die Aufträge, Aufgaben und Tätigkeiten der Verwaltungseinheit zu verstehen und die geschäftsrelevanten Dokumente und Daten mit Beweiswert, die dort erstellt, empfangen oder verwendet werden, aufzulisten.

Hierzu wird in einem ersten Schritt die Dokumentation über die Tätigkeiten der Verwaltungseinheit studiert. Daraufhin werden mit den Mitarbeitenden der Verwaltungseinheit Gespräche geführt. Durch diese Gespräche können die vorgängig aus der Dokumentation gewonnenen Informationen überprüft, detailliert und vervollständigt werden.

Diese Arbeit zum Beschrieb der Tätigkeiten der Verwaltungseinheit wird vom Kontaktarchivar durchgeführt, gegebenenfalls mit Unterstützung eines Beauftragten oder des Personals der Verwaltungseinheit.

2.2. Auflistung der Dokumente und Dossiers der Verwaltungseinheit

Die Erfassung der Dokumente und Dossiers der Verwaltungseinheit wird vom Kontaktarchivar vorgenommen, gegebenenfalls mit Unterstützung eines Beauftragten oder des Personals der Verwaltungseinheit.