Allgemeine Informationen: Formelle Anforderungen an Handelsregisteranmeldungen und -belege

Anmeldung

Grundsätzliches
Eine Eintragung im Handelsregister erfolgt grundsätzlich gestützt auf eine Anmeldung, welcher die gesetzlich vorgeschriebenen Belege beizufügen sind. Die anmeldungspflichtigen Personen sind dafür verantwortlich, dass dem Handelsregister eintragungspflichtige Tatsachen gemeldet werden; wer eine eintragungspflichtige Tatsache verschweigt oder das Amt zu einer unwahren Eintragung veranlasst, kann bestraft werden (Art. 153 StGB).

Anmeldung (Eintragungsgesuch)
Die Anmeldung ist eine an das Handelsregister gerichtete schriftliche oder elektronische (gemäss Art. 16 Abs. 3 HRegV) Erklärung der Anmeldenden, mit der die Eintragung einer bestimmten Tatsache (Gründung, Statutenänderung, Personalmutation wie z.B. Löschung einer Person, Fusion usw.) im Handelsregister beantragt wird. Für Handelsregisteranmeldungen bieten wir zum Teil Formulare auf unserer Homepage an, welche aber nicht zwingend zu verwenden sind. Die Anmeldenden können auch selbst eine Anmeldung erstellen. Es ist anzugeben, welche Eintragungen gestützt auf welche Belege verlangt werden.

Sprache
Die Anmeldungen sind in einer der Amtssprachen des Kantons abzufassen, in dem die Eintragung erfolgt.

Unterzeichnung (Art. 17 HRegV)

Soweit die Gesetzgebung nichts anderes bestimmt, erfolgt die Anmeldung durch eine oder mehrere für die betroffene Rechtseinheit zeichnungsberechtigte Personen gemäss ihrer Zeichnungsberechtigung oder eine bevollmächtigte Drittperson (Die Vollmacht muss von einem oder mehreren zeichnungsberechtigten Mitgliedern des obersten Leitungs- oder Verwaltungsorgans der betroffenen Rechtseinheit gemäss ihrer Zeichnungsberechtigung unterzeichnet sein, und ist der Anmeldung beizulegen).

Folgende Personen haben die Anmeldung persönlich (keine Stellvertretung) zu unterschreiben:

Selbstanmeldung gemäss Art. 17 Abs. 2 HRegV, Art. 933 Abs. 2 OR
Sind im Handelsregister eingetragene Personen aus ihrem Amt/ihrer Funktion ausgeschieden, so muss die betroffene juristische Person unverzüglich deren Löschung anmelden. Die ausgeschiedene Person kann diese Löschung auch selbst anmelden, unter Beibringung der nötigen Belege, Art. 15 Abs. 2 HRegV.
Änderungen von Namen, Heimatort (Staatsangehörigkeit) oder Wohnsitz einer im Handelsregister eingetragenen Person können selbst angemeldet werden, unter Beibringung der nötigen Belege, Art. 15 Abs. 2 HRegV.
Die Löschung eines c/o-Domizils kann durch die Domizilhalterin bzw. den Domizilhalter selbst an-gemeldet werden.

Unterschrift einer zeichnungsberechtigten Person

Es handelt sich um die Unterschrift für die jeweilige Firma im Geschäftsverkehr. Es wird die [persönliche] Unterschrift der Firmenbezeichnung hinzugefügt (somit Verpflichtung erkennbar für die betreffende Gesellschaft).

Prokuristinnen und Prokuristen haben ihrer Unterschrift zudem einen die Prokura andeutenden Zusatz (z.B. pp oder ppa) voranzustellen.

Öffentliche Urkunden

Walliser öffentliche Urkunden sind als Ausfertigung einzureichen. Ausserkantonale öffentliche Urkunden sind im Original oder als amtlich beglaubigte Kopien einzureichen.

Statuten

• Die Statuten einer AG, Kommandit-AG, GmbH, SICAF und SICAV sind durch die Urkundsperson zu beglaubigen.
• Statuten von Genossenschaften und Vereinen müssen von einem Mitglied der Verwaltung bzw. des Vorstands unterzeichnet sein; sie sind im Original oder in notariell beglaubigter Kopie ein-zureichen.

Protokolle

Sofern das Gesetz nicht eine öffentliche Urkunde vorschreibt, sind Beschlüsse oder Wahlen von Organen einer juristischen Person durch ein Protokoll zu belegen. Dieses kann eingereicht werden als:

• Vollprotokoll (enthaltend sämtliche Traktanden), welches durch die Protokollführer bzw. den Protokollführer und die Vorsitzende bzw. den Vorsitzenden des beschliessenden Organs originalhandschriftlich unterzeichnet ist;
• Protokollauszug (enthaltend: gültige Einladung, Traktanden, Präsenz, Beschlussfähigkeit), durch die Protokollführerin bzw. den Protokollführer und die Vorsitzende bzw. den Vorsitzenden des beschliessenden Organs originalhandschriftlich unterzeichnet;
• Zirkularbeschlüsse sind von allen Personen, die diesem Organ angehören, zu unterzeichnen;
• auf ein Protokoll des obersten Leitungs- oder Verwaltungsorgans kann verzichtet werden, wenn die Anmeldung von allen Mitgliedern dieses Organs unterzeichnet ist (vgl. Art. 23 Abs. 3 HRegV).

Wahlannahmeerklärungen

Für den Nachweis der Annahme einer Wahl in ein Organ einer juristischen Person bestehen folgende Möglichkeiten:

• schriftliche Wahlannahmeerklärung
• ausdrückliche Protokollierung der Wahlannahme im Protokoll der Wahlversammlung (wenn an-wesend)
• Mitunterzeichnung der Handelsregisteranmeldung.

Rücktritt aus/ Abwahl aus/ Nichtwiederwahl in ein Organ einer juristischen Person

Für den Nachweis des Ausscheidenden aus einem Organ einer juristischen Person bestehen folgende Möglichkeiten:

• schriftliche, an die Gesellschaft gerichtete Rücktrittserklärung
• Mitunterzeichnung der Anmeldung

 Ist aus einem Protokoll der Generalversammlung oder der Verwaltung zweifelsfrei ersichtlich, dass die betreffende Person der Gesellschaft ihren Rücktritt erklärt hat, kann auf eine separate Rücktrittserklärung verzichtet werden

 Abwahl bzw. Nichtwiederwahl ist mittels Generalversammlungsprotokoll nachzuweisen

Selbstanmeldung; siehe oben 

Löschung von Personen ausserhalb der Verwaltung

Für die Löschung der Unterschrift anderer Personen (Mitglieder der Geschäftsleitung, Direkto-ren/Direktorinnen, Prokuristen/Prokuristinnen), die nicht der Verwaltung einer juristischen Person angehören und die nicht Gesellschafterinnen bzw. Gesellschafter einer Personengesellschaft oder einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung sind, sind ausser der korrekt unterzeichneten Handelsregisteranmeldung vom obersten Leitungs- oder Verwaltungsorgan keine weiteren Belege ein-zureichen.

Beglaubigungen

1. Die Unterschriften von Anmeldenden sind zu beglaubigen. Die einer späteren Anmeldung beigesetzten Unterschriften müssen jedoch nur dann beglaubigt werden, wenn sie nicht schon früher für diese Gesellschaft hinterlegt worden sind; es sei denn, dass Grund besteht, die Echtheit zu bezweifeln, Art. 18 Abs. 2 Satz 3 HRegV.
   
   Die Beglaubigung von Unterschriften hat unter Angabe von Name, Vornamen (in der richtigen Reihenfolge), falls Publikation gewünscht unter Angabe von allfälligen Ruf-, Kose-, Künstlername, von allfälligen akademischen Titeln (Dr. oder Prof.; Beleg nötig), von Geburtsdatum, von Geschlecht, von politischer Gemeinde des Heimatortes, von Adresse, von politischer Gemeinde des Wohnsitzes, von Pass- oder ID-Nummer (oder ausländische Ausweisdokumente mit Ausgabeland) zu erfolgen. Erforderlich ist ein Identitätsausweis wie Pass oder Identitätskarte.
   
   Das Handelsregisteramt ist auf jeden Fall berechtigt, zu Zwecken der Identifikation von Personen, deren Unterschriften bereits beglaubigt sind, eine Kopie eines amtlichen Ausweises zu verlangen.
    
2. Zu beglaubigen sind auch Kopien, Auszüge und Abschriften von Belegen.
    
3. Die Beglaubigung muss ein Notar, eine andere Urkundsperson, Gemeindepresident des Domizils von Anmeldenden (ob in Wallis) oder das zuständige Handelsregisteramt vornehmen. Im Ausland vorgenommene Beglaubigungen sind mit einer Superlegalisation durch die zuständige schweizerische diplomatische oder konsularische Vertretung oder mit Haager Apostille (gemäss Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Beglaubigung, SR 0.172.030.4) zu versehen. Vorbehalten bleiben allfällige spezielle staatsvertragliche Regelungen. Namentlich bedürfen von deutschen (SR 0.172.031.36) und österreichischen (SR 0.172.031.63) Gerichten ausgestellte Beglaubigungen keiner Superbeglaubigung. Da die deutschen und österreichischen Handelsregister vom jeweiligen Amtsgericht geführt werden, müssen deutsche und österreichische Handelsregisterauszüge nicht superbeglaubigt werden.

Übersetzungen

Übersetzungen der Belege werden nur von dazu qualifizierten Übersetzerinnen und Übersetzern (z.B diplomierte Dolmetscher/innen, amtliche Übersetzer/innen, bei einem schweizerischen Gericht zugelassene Übersetzer/innen, Hochschulabsolventen/-absolventinnen in der betreffenden Sprache, Inhaber/innen eines öffentlich-rechtlich anerkannten Abschlusses einer Sprachausbildung) zugelassen. Die Übersetzerin bzw. der Übersetzer hat unter Aufführung seiner Qualifikation und mit beglaubigter (und nötigenfalls superbeglaubigter) Unterschrift (unter Angabe von Vor- und FamiLinknamen, Beruf, Heimat- und Wohnort) die Übereinstimmung der Übersetzung mit der fremd-sprachigen Fassung zu bestätigen.