Dans la réquisition d'inscription, la société à inscrire doit être clairement identifiée par sa raison de commerce, son siège (commune politique) et son domicile (rue et numéro de l'immeuble, NPA et localité). La réquisition d'inscription doit être signée par deux gérants ou par un gérant disposant de la signature individuelle. De plus, les signatures de toutes les autres personnes autorisées à signer (gérants, directeurs, fondés de procuration, etc.) doivent être produites. Toutes les signatures doivent être légalisées (art. 18 al. 2 et art. 21 al. 1 et 3 ORC).

Notice: Exigences formelles concernant les réquisitions d'inscription et les pièces justificatives à produire

L’acte constitutif de la société à responsabilité limitée en la forme authentique doit répondre aux exigences des articles 777 à 777c CO et de l'article 72 ORC. L’officier public doit attester que les pièces justificatives lui ont été soumises ainsi qu’aux fondateurs.

Les statuts de la société doivent être certifiés conformes par l'officier public qui a rédigé l’acte ou être déclarés par ce dernier partie intégrante de l'acte constitutif de la société (art. 777b al. 2 ch. 1 CO). Voir également les statuts types de l’Office fédéral du registre du commerce, en particulier au sujet de l’organe de révision.

Lorsque la fonction de gérant repose sur une nomination, il y a lieu d’apporter la preuve que les gérants ont accepté leur nomination (art. 71 al. 1 lit. c ORC).

Si la société ne renonce pas au contrôle comme elle est en droit de le faire (formulaire de renonciation rempli) en présentant les statuts ad hoc à cet égard (cf. statuts types de l’Office fédéral du registre du commerce et de la Commission fédérale d’experts en matière de registre du commerce), il convient de remettre la déclaration originale d’acceptation de la nomination par l’organe de révision prévu par la loi (art. 71 al. 1 lit. d ORC).

Si le capital social est libéré en espèces, une attestation bancaire séparée doit être produite. Celle-ci doit indiquer auprès de quelle banque les apports ont été déposés et sont tenus à la disposition exclusive de la société. Il va de soi que ces indications peuvent également figurer dans l’acte authentique (art. 71 al. 1 lit. g ORC).

Dans les cas où une société commerciale ou une personne morale étrangère devient membre d’une société à responsabilité limitée, son existence légale devra être établie par un extrait attesté conforme du registre du commerce étranger, muni d’une apostille le cas échéant ou, si cet extrait ne peut être obtenu, par un document de même valeur (art. 24 al. 2 et 25 al. 1 ORC).

La déclaration Stampa est la déclaration des fondateurs en vertu de laquelle il n’y a pas d'apports en nature, reprises de biens, compensations de créances ou avantages particuliers autres que ceux mentionnés dans les pièces justificatives de la fondation. La déclaration Lex Friedrich sert à déterminer si une société doit, conformément à l'article 18, alinéas 1 et 2 de la loi sur l'acquisition d’immeubles par des personnes à l'étranger, être renvoyée devant l'autorité de première instance. La déclaration Stampa doit porter la signature originale des fondateurs ou de leurs représentants. La déclaration Lex Friedrich doit porter la signature originale des personnes qui requièrent l’inscription.

En cas de fondation avec apport en nature (cf. art. 628 al. 1 CO en lien avec l'art. 777c al. 2 ch. 1 CO) ou reprise de biens (cf. art. 628 al. 2 CO en lien avec l'art. 777c al. 2 ch. 1 CO), il convient de présenter les contrats d'apport en nature et de reprise de biens (contrat de transfert de patrimoine avec inventaire au sens des articles 69 ss LFus, au cas où le sujet de droit transférant est inscrit au registre du commerce, et non un contrat au sens de l’art. 181 CO). L’objet d’un transfert de patrimoine peut être un élément mentionné à titre individuel dans l’inventaire mais également un patrimoine (avec actifs et passifs envers les tiers) décrit dans l’inventaire. Dans le cadre d’un transfert de patrimoine au sens des articles 69 ss LFus, il n’importe plus qu’il s’agisse d’un patrimoine commercial, d’une partie d’un patrimoine commercial ou d’un objet isolé.

Les pièces justificatives en question doivent être produites dans leur forme originale ou sous forme de copies attestées conformes. En cas de transfert d’immeubles, la partie du contrat concernée requiert la forme authentique.

Reprises de biens envisagées: de telles intentions sont soumises à publication uniquement si les biens sont repris des fondateurs ou de personnes qui leur sont proches (la version 2008 de la déclaration Stampa a été adaptée à cet égard; les versions plus anciennes ne peuvent plus être utilisées).

En cas de fondation avec apports en nature, reprises de biens, reprises de biens envisagées, compensations de créances ou avantages particuliers, il s’agit de produire un rapport de fondation au sens de l’article 635 CO, signé par tous les fondateurs ou leurs représentants (art. 71 al. 3 en lien avec l’art. 43 al. 3 lit. c ORC).

Dans le cas prévu au chiffre 9, il faut également produire une attestation de vérification sans réserve d’un réviseur agréé.

La déclaration de renonciation doit être signée par un gérant au moins. Une copie des documents actuels déterminants, tels que les déclarations de renonciation des associés, lui est jointe. La renonciation à un contrôle restreint peut également figurer dans l’acte authentique de fondation (art. 71, al. 2 ORC).

Il y a lieu de confirmer dans la déclaration de renonciation que la société ne remplit pas les conditions pour être soumise à un contrôle ordinaire, que son effectif ne dépasse pas dix emplois à plein temps en moyenne annuelle et que tous les associés ont consenti à renoncer à un contrôle restreint (art. 83 en relation avec l’art. 62, al. 1 à 3 ORC).

Il s’agit d’indiquer à l’Office du registre du commerce si la société dispose d'un domicile à l'adresse devant être inscrite. Par domicile, il faut entendre un local dont la société peut effectivement disposer en vertu d'un titre juridique (p. ex. titre de propriété, bail) qui constitue le centre de son activité administrative et où des communications de toute nature peuvent lui être adressées (ATF 100 lb 455 c. 4, JdT 1976 I 183, c. 4). Si la société ne dispose pas d’un domicile à son siège, l’inscription indique chez qui elle est domiciliée à ce siège (adresse de tiers, c/o). En pareil cas, il convient en outre d’indiquer le domiciliataire et de produire une déclaration écrite de sa part en vertu de laquelle il octroie un domicile à la société à l'adresse indiquée (art. 117 al. 3 ORC).

En plus de l’indication du siège et du domicile, la société peut demander l’inscription d’autres adresses en Suisse (art. 117 al. 4 ORC).

Il convient en principe de produire une traduction légalisée des pièces justificatives rédigées dans d’autres langues que le français ou l’allemand (art. 20 al. 3 ORC). Les traductions ne sont reconnues que si elles émanent de traducteurs qualifiés (p. ex. traducteurs officiels ou interprètes diplômés).