Dans la réquisition d'inscription, la société à inscrire doit être clairement identifiée par sa raison de commerce, son siège (commune politique) et son domicile (rue et numéro de l'immeuble, NPA et localité). Pour les détails, il y a lieu de se référer aux pièces justificatives annexées et énumérées dans la réquisition d'inscription. La réquisition d'inscription doit être signée par deux membres du conseil d’administration ou par un membre du conseil d’administration disposant de la signature individuelle (art. 17 ORC). De plus, les signatures de toutes les autres personnes autorisées à signer (membres du conseil d'administration autorisés à signer, directeurs, fondés de procuration, etc.) doivent être produites (art. 21 al. 1 ORC). Toutes les signatures doivent être légalisées (art. 18 al. 2 et art. 21 al. 1 et 3 ORC).

Notice: Exigences formelles concernant les réquisitions d'inscription et les pièces justificatives à produire

L’acte constitutif de la société anonyme en la forme authentique doit répondre aux exigences des articles 629 ss CO et de l’article 44 ORC. L’officier public doit en particulier attester que les pièces justificatives lui ont été soumises ainsi qu’aux fondateurs. Il convient par ailleurs, lors de fondations par apports en espèces, de constater dans l’acte notarié que le versement a été effectué sur un compte bloqué conformément à l’article 633 CO.

Les statuts de la société doivent être certifiés conformes par l’officier public qui a rédigé l’acte ou être déclarés par ce dernier partie intégrante de l’acte constitutif de la société (art. 44 lit. c ORC).

Les déclarations en question doivent porter la signature originale des intéressés (art. 44 lit. e et f ORC). La signature de la réquisition d’inscription ou de l’acte de fondation équivaut également à l’acceptation de la nomination.

Le procès-verbal peut être produit dans sa version intégrale portant la signature originale du président et de la personne l’ayant rédigé, mais aussi sous forme d’un extrait signé par ces mêmes personnes, de copie attestée conforme ou encore, à condition qu’elle porte la signature originale de l’ensemble des membres du conseil d'administration, sous forme d'une décision prise par voie de circulation de même que sous forme de réquisition d'inscription (art. 20 al. 1 et 23 al. 2 et 3 ORC). Un procès-verbal de l’assemblée générale peut exceptionnellement s’avérer nécessaire si, en vertu des statuts, la nomination du président ou du vice-président est de la compétence de l'assemblée générale (cf. art. 712 al. 2 CO).

Si le nom de l'institut bancaire soumis à la loi sur les banques auprès duquel les apports ont été déposés et si le fait que le capital soit bloqué n’ont pas donné lieu à un constat notarié, il convient de présenter une attestation séparée de l'institut en question (art. 43 al. 1 lit. f ORC; art. 633 CO).

La déclaration Stampa est la déclaration des fondateurs en vertu de laquelle il n’y a pas d’apports en nature, reprises de biens, reprises de biens envisagées des fondateurs ou de personnes qui leur sont proches, compensations de créances ou avantages particuliers autres que ceux mentionnés dans les pièces justificatives de la fondation (art. 43 al. 1 lit. h ORC). La déclaration Lex Friedrich sert à déterminer si une société doit, conformément à l'article 18, alinéas 1 et 2 de la loi fédérale sur l'acquisition d’immeubles par des personnes à l'étranger, être renvoyée devant l'autorité de première instance. La déclaration Stampa doit porter la signature originale des fondateurs ou de leurs représentants. La déclaration Lex Friedrich doit porter la signature originale des personnes qui requièrent l’inscription. Il convient d’utiliser les deux formulaires dans la version 2008 (les formulaires figurent sur le site Internet).

En cas de fondation avec apports en nature, reprises de biens, reprises de biens envisagées des fondateurs ou de personnes qui leur sont proches, compensations de créances ou avantages particuliers, il s’agit de produire un rapport de fondation au sens de l'article 635 CO, signé par tous les fondateurs ou leurs représentants (art. 43 al. 1 lit. h et al. 3 lit. c ORC).

Dans le cas prévu au chiffre 8, il faut également produire une attestation de vérification sans réserve d’une entreprise de révision soumise à la surveillance de l’Etat, d’un expert-réviseur agréé ou d’un réviseur agréé conformément à l'article 635a CO (art. 43 al. 3 lit. d ORC).

En cas de fondation avec apport en nature (cf. art. 628 al. 1 CO) ou reprise de biens (cf. art. 628 al. 2 CO), il convient de présenter les contrats d'apport en nature et de reprise de biens (contrat de transfert de patrimoine avec inventaire au sens des articles 69 ss LFus, au cas où le sujet de droit transférant est inscrit au registre du commerce, et non un contrat au sens de l’art. 181 CO). L’objet d’un transfert de patrimoine peut être un élément mentionné à titre individuel dans l’inventaire mais également un patrimoine (avec actifs et passifs envers les tiers) décrit dans l’inventaire. Dans le cadre d’un transfert de patrimoine au sens des articles 69 ss LFus, il n’importe plus qu’il s’agisse d’un patrimoine commercial, d’une partie d’un patrimoine commercial ou d’un objet isolé.

Les pièces justificatives en question doivent être produites dans leur forme originale ou sous forme de copies attestées conformes. En cas de transfert d’immeubles, la partie du contrat concernée requiert la forme authentique.

Reprises de biens envisagées: de telles intentions sont soumises à publication uniquement si les biens sont repris des fondateurs ou de personnes qui leur sont proches (la version 2008 de la déclaration Stampa a été adaptée à cet égard; les versions plus anciennes ne peuvent plus être utilisées).

Il s’agit d’indiquer à l’Office du registre du commerce si la société dispose d'un domicile à l’adresse devant être inscrite (art. 117 al. 1 en relation avec l’art. 2 lit. c ORC). Par domicile, il faut entendre, conformément à l’article 2, lettre c ORC, une adresse où la société peut être jointe à son siège, par exemple un local dont la société peut effectivement disposer en vertu d'un titre juridique (p. ex. titre de propriété ou bail) qui constitue le centre de son activité administrative et où des communications de toute nature peuvent lui être adressées (ATF 100 lb 455 c. 4, JdT 1976 I 183, c. 4). Si ces conditions ne sont pas remplies, on se trouve en présence d'une adresse de tiers (c/o). En pareil cas, il convient en outre d’indiquer le domiciliataire et de produire une déclaration écrite de sa part en vertu de laquelle il octroie un domicile à la société à l’adresse indiquée (art. 43 al. 1 lit. g en relation avec l’art. 117 al. 3 ORC).

En plus de l’indication du siège et du domicile, la société peut demander l’inscription d’autres adresses en Suisse (art. 117 al. 4 ORC).

Une banque ne peut commencer son activité qu’après en avoir obtenu l’autorisation de la FINMA; elle ne peut s’inscrire au registre du commerce avant d’avoir reçu cette autorisation (art. 3 al. 1 de la loi fédérale sur les banques et les caisses d'épargne).

Il convient en principe de produire une traduction légalisée des pièces justificatives rédigées dans d’autres langues que le français ou l’allemand (art. 20 al. 3 ORC). Les traductions ne sont reconnues que si elles émanent de traducteurs qualifiés (p. ex. traducteurs officiels ou interprètes diplômés).